Éditions Sorman

Des empilements de boîtes à archives et des linéaires de classeurs dans les sous-sols de la mairie sont souvent les éléments déclencheurs qui conduisent nombre de communes à adopter une gestion électronique des documents (GED). Le principe est simple : les documents sous forme papier sont systématiquement scannés pour devenir des fichiers manipulables et consultables depuis tout ordinateur grâce à un logiciel dédié à ces opérations. Le traitement du courrier entrant est le domaine pour lequel la GED apporte l'amélioration la plus spectaculaire. Les courriers sont scannés dès leur réception et envoyés aux différents services destinataires sous forme électronique. D'une part, il n'est plus nécessaire d'en faire des photocopies, ce qui réduit la consommation de papier ; d'autre part, le système offre une parfaite traçabilité du document lorsqu'il circule entre différents services. Ainsi devient-il possible de déterminer qui a apporté une réponse à un administré et à quelle date. Enfin, les personnels chargés de réceptionner le courrier y consacrent moins de temps car la GED propose une pré-indexation : selon les mots clés contenus dans une lettre, le logiciel suggère de la classer dans un ou plusieurs dossiers. L'agent n'a plus qu'à valider ou modifier la proposition. L'opération prend 10 à 30 secondes par pli. A Coti-Chiavari (734 habitants, Corse-du-Sud), depuis le déploiement de la GED, le temps consacré chaque matin à l'indexation du courrier a été réduit des trois quarts. Enfin, la GED permet un gain de place en éliminant certains documents papier. Tous peuvent être scannés mais ceux qui ont une valeur légale (arrêtés, factures...) devront être conservés sous leur forme originale (ils pourront être archivés dans un autre lieu). Les autres pourront être détruits.
Notre conseil : avant leur destruction, conservez les documents papier pendant une semaine pour pouvoir corriger d’éventuelles erreurs de numérisation (copies incomplètes ou pages inversées) ou d'indexation (stockage dans des dossiers inappropriés).

Choisir le bon matériel
Si la mairie possède un copieur multifonction, inutile d'investir davantage : il pourra être relié au logiciel de GED. Lors du renouvellement des copieurs, les installateurs proposent une solution de GED (provenant souvent d'un prestataire spécialisé). Si la commune ne dispose que d'une vieille photocopieuse, il sera nécessaire d'investir dans un scanner (300 € environ). Attention aux offres grand public qui proposent de numériser à partir d'une imprimante de bureau multifonctions. Ces matériels ne sont pas suffisamment robustes pour scanner des milliers de documents. Enfin, il faut se montrer particulièrement attentif à l' « intelligence » du logiciel de GED. Il doit être en mesure de recevoir tous les types de documents (e-mails, fichiers Word, PDF...) et de les convertir dans un format de consultation. En outre, la GED doit être paramétrable pour s'adapter aux règles de classement de la mairie et proposer une pré-indexation qui corresponde aux habitudes de travail, à l'organisation des services...

Repenser ses procédures
Pour que la solution de GED soit performante, elle demande une formation des utilisateurs (2 jours) et surtout une implication des agents concernés. Comme il est parfois nécessaire de surmonter des réticences (crainte d’utiliser ce nouvel outil, de perdre des documents...), il est judicieux d'associer les agents dès la préparation du déploiement de la GED avec le prestataire. Par ailleurs, une réflexion doit être conduite en amont afin de repenser toutes les procédures administratives et d'identifier les circuits d'échange de documents et d'archivage. A Lauzerte (1 537 habitants, Tarn-et-Garonne), la GED gère désormais les demandes de concessions du cimetière. Pour y parvenir, la commune a dû identifier les agents concernés, déterminer comment les demandes sont traitées et quelles informations doivent être demandées lors de la saisie. Autre exemple, le fichier du service scolaire recensant les enfants inscrits à la cantine est automatiquement envoyé par la GED à la comptabilité pour établir la facturation.

veiller à la sécurité du stockage
Deux solutions existent pour le stockage des données de la GED. S'équiper de serveurs en interne ou distants (gérés par un prestataire). Cette dernière solution se développe avec des offres de GED en mode SAAS (Software as a service) : la commune n'achète plus un logiciel et des serveurs mais elle paie un abonnement mensuel pour l'ensemble. C'est la solution qu'a choisie la commune de Coti-Chiavari avec Zeendoc moyennant 300 € mensuels. Dans ce cas, il convient de vérifier que le prestataire utilise des serveurs basés en France et que les données sont cryptées. Autre solution de GED : à Lauzerte, où la commune a ses propres serveurs avec le logiciel Elo (11 000 € pour un contrat de location maintenance de 5 ans) sécurisés par une sauvegarde extérieure (360 € par an). Dans les deux cas, la dépense se trouve largement compensée par les gains d'efficacité.

Jean-Philippe ARROUET le 07 octobre 2013 - n°392 de La Lettre du Maire Rural